Статьи /

Экономим на зарплатных налогах за счёт компенсаций

Руководителю компании коллеги подсказали, что можно сэкономить на зарплатных налогах и сборах, если часть заплаты сотрудникам пойдет в виде компенсаций за износ собственных ноутбуков, которые они используют в командировках. Главному бухгалтеру предстоит разобраться, достигается ли в данном случае реальная экономия на налогах, существуют ли налоговые риски и как документально оформить данную замену.

Юлия Хачатурян,
генеральный директор
компании Nika, risk

Чем руководствоваться

  1. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ (ред. от 25.12.2012) «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» – далее Закон № 212-ФЗ.
  2. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» – далее Постановление № 92.

Замена части заработной платы компенсационными выплатами довольно часто предлагается специалистами по налоговому планированию. Это может помочь сэкономить не только на НДФЛ, но и на страховых взносах.

Суть схемы

Часть заработной платы работника заменяется на компенсацию ему износа имущества, используемого для работы, или иных расходов. С этих сумм, как правило, не платятся страховые взносы и НДФЛ.

Напомним, что если работник использует личное имущество в интересах работодателя и с согласия или ведома последнего, то работодатель обязан (ст.188 ТК РФ):

  • выплачивать работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • возмещать расходы работника, связанные с использованием этого имущества.

При этом размер возмещения расходов определяется сторонами трудового договора.

Все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей:

  • освобождаются от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Компенсировать сотруднику можно расходы на использование собственного автомобиля, компьютера, на мобильную связь и прочее. На конкретных примерах разберемся, как работает данная схема, и что необходимо учитывать в каждом конкретном случае.

Компенсируем расходы на автотранспорт

Часть заработной платы сотрудника заменяется компенсацией расходов на использование в служебных целях личного автотранспорта. При этом работодатель может компенсировать не только расходы на ГСМ, но и на текущий ремонт, и на износ автомобиля.

Лимит компенсации для налога на прибыль.

Трудовое законодательство не содержит ограничений на выплату компенсаций. Однако Постановлением № 92 утверждены нормы компенсаций, которые можно учесть при расчете налога на прибыль. В этих нормах учтено возмещение всех затрат работника по эксплуатации личного авто, используемого для служебных поездок: сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт (письма Минфина России от 21.07.1992 № 57, УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 № 20-12/66690).

Таким образом, заметно сэкономить на страховых взносах и НДФЛ не удастся. С суммы превышения над нормой выгода от неуплаты НДФЛ (ставка 13%) и страховых взносов (общая ставка 30%) будет уменьшаться на потери в налоге на прибыль (ставка 20%). Итоговая налоговая выгода в отношении суммы превышения над нормой из Постановления № 92 составляет 23% от суммы. Поэтому использование компенсаций за автотранспорт часто называют мягким способом налогового планирования. Отметим, что ограничение по отнесению в расходы компенсации за использование автотранспорта сверх норм можно отчасти нивелировать. К примеру, заключить на сумму превышения норм "расходный договор" с дружественной компанией. Однако риски при таком подходе значительно возрастают.

Просто важно знать!

При налогообложении прибыли
используется следующие нормы
компенсации за использование
личного автотранспорта в расчете
на месяц:

  • для легковых авто с рабочим
    объемом двигателя до 2000 куб. см
    включительно – 1200 руб.;
  • с объемом свыше 2000 куб. см –
    - 1500 руб.;
  • для мотоциклов – 600 руб.

Лимит для НДФЛ устанавливает работодатель.

Еще совсем недавно налоговики в своих письмах утверждали, что нормы компенсаций, предусмотренные для налога на прибыль, распространяются и на НДФЛ. Иначе говоря, что только в пределах установленных Постановлением № 92 норм не должен платиться НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Однако суды принимали решения в пользу компаний. Например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.01.2007 № 10627/06 исходил из того, что нормы Постановления № 92 действуют только для налога на прибыль и не должны учитываться для НДФЛ. Наконец, с этим согласилось и Министерство финансов. Ведомство выпустило для налоговых органов письмо от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387. В нем отмечено, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядка их установления. Поэтому для применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Иначе говоря, в качестве нормы компенсации для целей НДФЛ нужно использовать предельную величину возмещения расходов из трудового договора.

Важно, что письмо Минфина доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15. И размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами». С конца 2009 года официальная позиция не меняется (например, письмо Минфина России от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305).

Практично,
воспользуйтесь!

Письма ФНС России, размещенные

на сайте nalog.ru в разделе

«Разъяснения Федеральной налоговой

службы, обязательные для применения

налоговыми органами», должны

неукоснительно применяться

налоговыми органами (письмо ФНС

России от 23.09.2011 №ЕД-4-3/15678).

Страховые взносы.

Сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии с нормами трудового законодательства (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Документальное оформление.

Чтобы у налоговиков, а также у проверяющих из фондов не было повода для придирок, нужно грамотно оформить выплату компенсации. Для этого понадобятся такие документы (письма Минфина России от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 16.11.2006 № 03-03-02/275):

  • трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). В договоре должны быть указаны:
  • - технические и регистрационные данные автомобиля;

    - документально подтвержденное право собственности работника в отношении имущества;

    - порядок использования имущества;

    - размер компенсации за использование и порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества;

  • приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации и обоснованный порядок ее расчета с учетом интенсивности использования транспортного средства (письмо Минфина России);
  • копии технического паспорта транспортного средства, других документов, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях. Например, приказ о должностях сотрудников, чья работа имеет разъездной характер;
  • путевые листы и иные документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
  • платежные документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Просто важно знать!

Компенсация выплачивается один

раз в месяц и не начисляется за

время нахождения работника в

отпуске, командировке и за периоды

временной нетрудоспособности, то

есть начисление компенсаций

производится за время фактического

использования автомобиля (письмо

Минфина России от 15.09.2005

№ 03-03-04/2/63).

Компенсируем расходы на мобильную связь

Суть подхода состоит в том, что часть заработной платы сотрудника заменяется на оплату мобильной связи, в результате достигается экономия на страховых взносах и НДФЛ.

Оформление документов.

Компания может купить телефон для работника. Тогда затраты на его покупку будут отражены в расходах. Если работник пользуется своим телефоном, запросите у него документы, подтверждающие покупку, или их заверенные копии (письма Минфина России от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43). Такие документы тем более необходимы, если работодатель для дополнительного уменьшения налоговой нагрузки намерен компенсировать сотруднику не только расходы на мобильную связь, но и износ телефона.

Компенсацию за использование мобильника важно грамотно оформить, чтобы избежать претензий налоговиков. Компании нужно иметь такие документы (письма Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19):

  • приказ с указанием сотрудников, которые пользуются сотовыми телефонами компании для производственных целей;
  • приказ с указанием сотрудников, которые пользуются своими сотовыми телефонами для производственных целей, и которым компания выплачивает компенсацию;
  • должностные инструкции, в которых есть обязанность использовать сотовый телефон в служебных целях;
  • документы, подтверждающие факт оплаты телефонных переговоров;
  • договор компании с оператором сотовой связи или копия договора работника с оператором;
  • трудовой договор, в котором установлена обязанность компании по выплате компенсации и порядок определения ее размера;
  • документ с расчетом компенсации. При этом размер компенсации должен иметь экономическое обоснование. По мнению Минфина, при его расчете нужно исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Просто не упустите!

Если компания не представит

документы, подтверждающие

служебный характер переговоров

работника по мобильнику, а

также их связь с деятельностью

компании, то на сумму

компенсации при проверке могут

начислить НДФЛ (постановления

ФАС Уральского округа от

22.04.2009 № Ф09-2210/09-С2,

ФАС Северо-Западного округа от

06.03.2007 № А56-10568/2005).

Про детализацию счетов.

то вопрос остается спорным. В своих письмах Минфин высказывает точку зрения, что компании необходимо иметь детализированный счет оператора сотовой связи и выбрать из этого счета разговоры, произведенные в служебных целях. Однако многие суды считают, что без детализации счетов можно обойтись. Большинство таких судебных решений связаны с принятием расходов при налогообложении прибыли (например, постановления ФАС Московского округа от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, определение ВАС РФ от 23.12.2009 № ВАС-17100/09).

Но есть и решения, связанные с освобождением от НДФЛ. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 говорится, что налоговое законодательство не предусматривает представления расшифровок с указанием конкретных номеров и абонентов, с которыми осуществлялось соединение, в качестве условия принятия расходов на связь. Компания, признавшая расходы сотрудников по оплате услуг связи своими производственными затратами, не обязана удерживать НДФЛ с этих выплат.

В постановлении ФАС Центрального округа от 24.06.2011 № А35-8471/2009 судьи отметили, что в НК РФ и в трудовом законодательстве нет перечней документов, которыми подтверждается производственный характер разговоров. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить условия выплаты компенсации, отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости.

Лимит возмещения расходов на связь.

Минфин России не настаивает, чтобы компания устанавливала экономически обоснованную предельную сумму расходов на мобильную связь, которую она компенсирует работнику. Это понятно, ведь при наличии такого лимита компании будет легче отстоять свою правоту в суде, если не будет детализированных счетов. Поэтому финансовое ведомство приветствует наличие лимита, но при наличии детализированных счетов. Значит, если компания возместит работнику расходы сверх лимита, то сумма превышения не будет учтена в расходах в целях налогообложения прибыли и с нее нужно будет удержать НДФЛ (письма Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15).

Поэтому для налогового планирования желательно в качестве лимита указать (в приказе и трудовом договоре) экономически обоснованную, но максимально возможную сумму компенсации.

Совет!

Установите в приказе, что

служебный мобильный телефон

работник имеет право

использовать только в

служебных целях. Тогда даже

при отсутствии установленного

лимита расходов на связь и

детализированных счетов от

оператора будет шанс отстоять

в суде право компенсировать

работнику полную сумму расходов

на связь, учитывать ее при

расчете налога на прибыль и не

облагать НДФЛ (постановление

ФАС Северо-Западного округа от

21.11.2006 № А05-2791/2006-9).

Компенсируем использование личного ноутбука

Часть заработной платы работника можно заменить на компенсацию износа его личного ноутбука. Такая выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, как установленная ТК РФ компенсация, связанная с исполнением сотрудником трудовых обязанностей.

Компания вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам расходов, понесенных в связи с выполнением трудовых обязанностей (например, постановление ФАС Центрального округа от 24.06.2011 № А35-8471/2009). При этом компания с учетом принципов экономической обоснованности и разумности определяет:

  • условия выплаты компенсации;
  • размеры компенсации;
  • перечень подтверждающих документов, представляемых при их необходимости.

По мнению проверяющих, потребуется заручиться такими документами (письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19):

  • приказом, где указать размеры компенсации;
  • трудовым договором или дополнительным соглашением к нему, в котором есть условие о выплате компенсации;
  • копиями документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество.

Минимизация рисков

Безусловно, компенсационную схему лучше использовать при приеме на работу новых сотрудников. И с самого начала нужно их предупреждать, что заработная плата будет делиться на две части.

Еще вариант – «приурочить» выплату компенсации к очередному повышению заработной платы по предприятию (то есть вместо прибавки увеличить сотрудникам так называемый социальный пакет в виде компенсаций).

Если же компания решит занизить зарплату старым работникам, заменив ее часть компенсацией, то не исключены обвинения в получении необоснованной налоговой выгоды.

К списку статей

Назад Наверх
Огранка бизнеса
Горячие предложения
Консалтинговая компания «Индустрия Делового Мира»
450078, г. Уфа, ул. Революционная, 221, 1 этаж
Тел./факс: (347) 293-50-45, тел.: (347) 257-66-76
E-mail: infoidmural@gmail.com
Печатать страницу